Milyen egy jó konferencia? 10 tipp, amit érdemes ismerni

Mivel tudjuk azt biztosítani, hogy igazán jól sikerüljön és valóban elérje célját egy konferencia? A konferenciaszervezés alapja, hogy időben és teljeskörűen tájékoztassuk a célközönséget az esemény részleteiről, és a helyszínen is biztosítsuk az optimális információáramlást. Legalább ennyire kiemelt jelentőségű, hogy egy élményekben gazdag programot állítsunk össze.

A következőkben egy kicsit konkrétabban is körbejárjuk ezt a kérdéskört: mi mindent érdemes szem előtt tartani, hogy egy igazán élvezetes konferenciát szervezzünk?

Releváns témák, kiváló előadók

A konferenciaszervezés során elengedhetetlen, hogy a kiválasztott cél fényében határozzuk meg a témát. Ez ideális esetben releváns, izgalmas és aktuális. Ezután mindig hagyjunk magunknak időt arra, hogy megtaláljuk a legideálisabb előadókat a témában. Ők olyan szaktekintélyek legyenek, akik nagy tudással rendelkeznek a területükön, akik értenek az adott kérdéskörhöz és az előadáshoz is van tehetségük. Hiszen nem csak az a fontos, hogy az adott témáról valaki hitelesen adjon elő, hanem az is, hogy a résztvevők számára mindez figyelemfelkeltő és hatásos legyen.

Tökéletes szervezés

A szakmai programok összeállítása mellett a gyakorlatiasabb kérdésekre is elegendő időt és energiát kell szánnunk. Azért, hogy ne legyenek fennakadások, fontos a résztvevők folyamatos tájékoztatása és egy ideális „menetrend” kialakítása is. Az esemény paramétereire szabottan kell meghatároznunk az előzetes és a helyszíni online és offline kommunikáció kereteit.

Interakció, networking

Az eseményen biztosítsunk a résztvevők számára lehetőséget a különböző interakciókra. Legyen alkalom a hozzászólásokra, a kérdésekre az előadásokat követően. Legyen tere annak is, hogy két szekció közötti szünetekben a résztvevők egymás közt kisebb-nagyobb csoportokban megvitathassák a hallottakat, megoszthassák egymással a gondolataikat és kapcsolatot építhessenek a szakmájukban.

Kiváló technikai háttér

Konferenciaszervezéskor az esemény kereteitől, stílusától, valamint a céljainktól függően kell kialakítanunk a technológiai hátteret, valamint az ahhoz esetlegesen szükséges humán erőforrást. Ebben szerepet játszhatnak a helyszín adottságai, a résztvevők száma, az érdeklődésük, az esemény stílusa és témája, valamint annak a hossza is. De minden esetben alapvető, hogy megbízható szakembereket alkalmazzunk, valamint hogy mindent időben ellenőrizzünk és gondoskodjunk „B-tervekről” is!

Zöld megoldások

Próbáljuk meg értékként képviselni és közvetíteni a környezettudatosságot. Ennek fényében a lehetőségekhez mérten minél kevesebb anyagot nyomtassunk ki, keressünk alternatív megoldásokat! Tegyünk elérhetővé információkat a helyszínen QR-kódokon keresztül, küldjünk el tájékoztató és szakmai anyagokat azokra az e-mail címekre, amelyeket megkaptunk a szervezés ideje alatt. Használjunk újrahasznosított papírt a jegyzeteléshez!

Gyűjtsük az esemény során szelektíven a szemetet, ha fogadást adunk, akkor lebomló anyagokból készült evőeszközöket, tálalókat alkalmazzunk. Lehetőség szerint olyan külsős partnereket, közreműködőket, támogatókat keressünk, akiknek a zöld megoldások alkalmazása az értékrendjük része.

Célközönségre szabott keretek

Fontos, hogy a résztvevők egyéni értékrendjére, hátterére támaszkodva tervezzük meg a konferencia részleteit, hogy azt érezzék, valóban nekik, őértük lett megszervezve ez az esemény. Ezzel sok jó pontot szerezhetünk náluk brandként is.

A speciális igények jelentősége konferenciaszervezéskor

Itt arra gondolunk, hogy figyeljünk minden részletre, például arra, hogy az adott helyszín akadálymentesített-e, ha van mozgásában korlátozott vendégünk. Ha az étkezés biztosítása is a mi feladatunk, előzetesen mindenképpen mérjük fel az ételallergiákat, intoleranciákat, speciális diétákat, és ezeknek megfelelően állítsuk össze a kínálatot. De ez csak két példa a millióból.

Ideális időkeretek és szünetek

Ne feledkezzünk meg több kisebb-nagyobb szünet beiktatásáról sem. Számoljunk a csúszás lehetőségével is. Alakítsuk úgy a menetrendet, hogy annak, aki tömegközlekedést használ, biztosítva legyen az, hogy időben érkezhessen a helyszínre. Az esemény végét illetően pedig a helyi szállás vagy az utazás lehetősége mindenki számára adott legyen.

Tervezzünk fakultatív élményprogramot!

Amennyiben az időbeli keretek engedik – főleg egy több napos konferencia esetében van erre lehetőség – biztosítsunk valamilyen fakultatív programot is! Ez segíteni fogja az esemény élményszerű megélését, de remek alkalomként szolgálhat a közösségépítésre, a szakmai csapat összerázódására is. Egyébként pedig egy kiváló lehetőség újabb szakmai ötletek megszületésére, de információ-, tapasztalat- és gondolatcserére is.

Adjunk ajándéktárgyat emlékbe!

Amennyiben az anyagi kereteink megengedik, tervezzünk be a költségvetésbe valamilyen logónkkal ellátott ajándéktárgyat is, amit minden látogató megkap. Lehet ez egy toll, egy hűtőmágnes vagy egy kulcstartó is – az a jó, ha valóban van valamilyen praktikus funkciója. Így több eséllyel, hosszabb ideig lesz használatban a résztvevők mindennapjaiban, akik így mind többször találkozhatnak a márkánkkal.

A konferenciaszervezés nem könnyű feladat, de létezik jó recept a sikerhez. Ha mind a szakmai, mind a technikai szempontokat figyelembe véve tervezzük meg az eseményt, már félig nyert ügyünk van. Amennyiben megfelelően kommunikálunk, időben és célzottan tájékoztatunk minden érintetett, odafigyelünk minden részletre és a közönség igényeire, akkor szinte biztosak lehetünk abban, hogy célt érünk. Ha pedig azt érezzük, hogy mindez túl nagy falat számunkra, még mindig megbízhatunk egy profi konferenciaszervező céget is a szervezéssel és a lebonyolítással.